Elkarrizketatik Ekintzara

“Proposamen hori ostiralerako bidaliko dizut.” “Ezar dezagun jarraipen-dei bat datorren astean.” “Berrikusi al dezakezu kontratua bilera baino lehen?”

Konpromiso hauek elkarrizketetatik ateratzen dira egun osoan zehar. Eta gehienetan, zure buruan baino ez dira bizi, eta hori inoiz asmatu den biltegiratze sistemarik fidagarriena da. Dozenaka harreman, lankidetza eta proiektu aldi berean kudeatzen dituzunean, galdu den jarraipen bat ez da gainbegiratze pertsonal bat bakarrik. Zugan konfiantza zuen norbaiti egindako promesa hautsia da.

Batez besteko profesionalak 10 eta 30 konpromiso artean hartzen ditu egunean, elkarrizketa, bilera eta deietan. Horietatik zenbat sartzen dira zereginak kudeatzeko sistema batean? Jende gehiena bezalakoa bazara, erantzuna zati bat da. Gainerakoak memorian, ohar itsaskorretan edo gogoratuko zaren itxaropenean irauten dute. Eta gogoratzen ez bazara, ondorioak lotsagarri samurretatik benetan kaltegarrietara doaz: epe bat gainditu, aurkezpen bat ahaztu, garrantzia ez dutela sentitzen duen bezero bat.

Bere burua sortzen duten zereginak

BlaBlaNote-k elkarrizketa bat prozesatzen duenean, ez du laburpen bat soilik sortzen. Konpromisoei, ekintza-elementuei eta hurrengoan gertatu behar diren gauzei erreparatzen die, eta zeregin bihurtzen ditu. Promestu zenuen proposamen hori? Dagoeneko zure zereginen zerrendan dago deia amaitzen denerako.

Ez dago eskuz sartu beharrik. Ez da beste aplikazio batera aldatu beharrik idazteko. Ez da ahaztu beharrik.

Nola identifikatzen dituen AI-k zereginak

AI-k ez ditu soilik “behar dut” edo “programatu dezagun” bezalako esaldi nabariak bilatzen. Testuingurua ulertzen du. Norbaitek “honen inguruan abokatu taldea sartu beharko genuke” esaten duenean, hori zeregin bihurtzen da. Bezero batek “ederra litzatekeela hilaren 15eko zuzendaritza batzordearen bilera baino lehen zenbakiak ikusi ahal izatea” aipatzen duenean, AI-k entregagarria eta epea ateratzen ditu. “Gogoratu datorren astean lankidetzari buruz berarekin harremanetan jartzeko” esaten duzunean, hori harreman garrantzitsu batekin lotutako zeregin bihurtzen da, gutxi gorabeherako epemuga batekin.

Honek BlaBlaNote-n oharrak harrapatzeko modu guztietan funtzionatzen du: aplikazioan egindako ahots grabazioak, WhatsApp eta Telegram mezu birbidalituak, kargatutako audio fitxategiak, eta telefono deien harrapaketak. Elkarrizketa BlaBlaNote-ra nola sartzen den ere, zereginen erauzketa modu berean funtzionatzen du.

Zer esan nahi du horrek praktikan

Egun osoan zehar jendearekin konpromisoak hartzen dituen edonorentzat, honek esan nahi du elkarrizketa bakoitzeko jarraipen bakoitza automatikoki erregistratzen dela. Kontuan hartu eszenatoki hauek:

Aholkularientzat, horrek esan nahi du entregagarriak ez direla saioen artean ahazten. Bezero batek denbora-lerro berrikusi bat behar duela aipatzen du, eta zeregina automatikoki sortzen da. Zure astea planifikatzeko esertzen zarenean, bezeroaren konpromiso guztiak antolatuta eta zain daude dagoeneko.

Kudeatzaileentzat, horrek esan nahi du bakarkakoetan eztabaidatutako gauzak benetan egiten direla, sistema batean harrapatzen direlako, norbait ohar itsaskor batean idazten ibili beharrean. Zure taldearen aurrerapena berrikusten duzunean, zeregin bakoitza sortu zen elkarrizketara itzul dezakezu.

Salmenta-profesionalentzat, horrek esan nahi du jarraipenak garaiz egiten direla, beti. Prospektuak kasu-azterketa bat eskatu zuen? Zure zereginen zerrendan dago. Zure talde teknikoarekin dei bat nahi zuten? Dagoeneko erregistratuta dago. Salmentetan, erantzun-ahalmena da akordio bat irabaztearen eta galtzearen arteko aldea, eta BlaBlaNote-k ezer ez dela ahazten ziurtatzen du.

Kontu-kudeatzaileentzat, horrek esan nahi du bezeroen eskaerak hitz egiten direnean bertan jasotzen direla. 20 edo 30 kontu artean, konpromiso txikien kopurua, “hori begiratuko dut”, “itzuliko natzaizu”, “bertsio eguneratua bidaliko dizut”, astero dozenaka batzen dira. Batzuk galtzeak ere konfiantza murrizten du. Guztiak automatikoki harrapatzeak mantentzen du.

Zerrenda, Taula edo Egutegia

Hiru ikuspegi eraiki genituen, jendeak bere lana modu ezberdinean pentsatzen duelako eta taldeek lan-fluxu ezberdinak dituztelako.

Zerrenda ikuspegia

Batzuek markatu dezaketen zerrenda sinple bat nahi dute. Zerrenda ikuspegiak zure plater gainean duzun guztiaren ikuspegi garbi eta lehenetsia eskaintzen dizu. Kontaktuen arabera, dataren arabera, egoeraren arabera edo zeregina sortu zen elkarrizketaren arabera iragazi dezakezu. Eguna egitekoen zerrenda eskaneatuz eta goitik behera landuz hastea gustatzen zaienentzat, hau da aukera naturala.

Zerrenda ikuspegia asteko berrikuspen bat egiteko modurik azkarrena ere bada. Ireki, eskaneatu zer dagoen eginda, zer dagoen zain eta zer dagoen atzeratuta, eta argi izango duzu gauzak nola dauden 60 segundotan.

Taula ikuspegia

Beste batzuek bisualki pentsatzen dute eta zereginak zutabeetan zehar nola mugitzen diren ikusi nahi dute: Egiteko, Abian, Eginda. Taula ikuspegia ondo funtzionatzen du entregagarriak jarraitzen dituzten taldeentzat. Zereginak zutabe batetik bestera arrastra ditzakezu, eta horrek aurrerapen sentsazio atsegina ematen du eta erraz ikusteko aukera ematen du, begiratu batean, zer dagoen blokeatuta, zer mugitzen den eta zer amaitu den.

Hainbat bezero-proiektu aldi berean kudeatzen dituzten taldeentzat, Taula ikuspegiak ikuspegi orokorra eskaintzen du, Zerrenda ikuspegiak batzuetan falta duena. Lanaren fluxua ikusten duzu, ez elementuak bakarrik.

Egutegi ikuspegia

Eta pertsona batzuk daten eta epeen arabera gidatzen dira. Egutegi ikuspegiak zure zereginak zure egutegiarekin lotzen ditu, eta hori bereziki erabilgarria da hainbat harreman eta denbora-lerro kudeatzen dituen edonorentzat. Egun berean hiru entregagarri dituzula ikusten duzunean, aurretik planifikatu dezakezu, presaka ibili beharrean.

Egutegi ikuspegiak bereziki ondo uztartzen du BlaBlaNote-ren egutegi integrazioarekin. Zure bilerak eta zure zereginak denbora-lerro berean bizi dira, beraz, zer datorren ez ezik, bilera bakoitzaren aurretik zer prest izan behar duzun ere ikus dezakezu.

Hiru ikuspegien artean alda dezakezu edonoiz. Zereginak berdinak dira, angelu ezberdin batetik begiratzen diezu soilik.

Testuingurua beti dago hor

Hau da BlaBlaNote-ren zereginak erabili ditugun beste zeregin-aplikazio guztietatik eta testuingururik gabe sarrerak gordetzen dituzten zeregin-sistemetatik bereizten dituena. Zeregin bakoitza sortu zen elkarrizketarekin lotuta dago. Zure zerrendan “kontratua berrikusi” ikusten duzunean eta zein kontratu edo zergatik ez duzun gogoratzen, klik egin eta eztabaidatu zen bilera hartan zaude berriro. Transkripzio osoa, laburpena, elkarrizketa horretako beste zereginak. Dena konektatuta.

Zergatik aldatzen duen testuinguruak dena

Negozio ingurune batean, testuinguru hau funtsezkoa da. Pentsa zenbat aldiz begiratu diozun zeregin bati zure egitekoen aplikazioan eta pentsatu: “Zer esan nahi nuen honekin?” “David-ekin jarraipena egin” dioen zeregin bat ia alferrikakoa da testuingururik gabe. Zein David? Zerri buruz? Zer izan zen azken aldian eztabaidatu zenuena? Zer espero du berak?

BlaBlaNote-n, zeregin hori jarraipena eztabaidatu zen elkarrizketara lotzen da. Testuinguru osoa ikus dezakezu, David-ek hiru hornitzaile ebaluatzen ari dela aipatu zuen eta zure prezio eguneratuak hilabete amaierarako behar dituela, enpresa-mailako laguntza-aukerei buruz ere galdetu zuen, eta bere talde teknikoarentzat demo bat programatu nahi du. Orain “David-ekin jarraipena egin” elementu zehatz eta ekintza-bideragarri bihurtzen da, behar duzun aurrekari guztiekin.

Taldeko kide batek beste norbaiten bileran sortutako zeregin bat hartzen duenean, irudi osoa du. Kudeatzaile batek talde osoko zeregin irekiak berrikusten dituenean, konpromiso bakoitza nondik sortu zen zehazki ikus dezake. Ez dago anbiguotasunik, ez “uste dut hau joan den asteko dei hartan eztabaidatu genuela” esaterik.

Testuingururik gabeko zereginak pantailan dauden hitzak besterik ez dira. Testuinguruarekin, zereginek zehazki esaten dizute zer gertatu behar den, zergatik eta norentzat.

Kontaktuekin lotutako zereginak

Zeregin bakoitza inplikatutako kontaktuekin lotu daitekeenez, pertsonako zure konpromisoen ikuspegi bat ere lortzen duzu. Ireki kontaktu baten profila eta ez duzu soilik zure elkarrizketa-historia ikusiko, baita haiekin lotutako zeregin ireki guztiak ere. Hau oso baliotsua da bilera baterako prestatzean: zehazki jakingo duzu zer zor diezun, zer zor dizuten, eta zer adostu zen aurreko elkarrizketetan.

Harremanetan oinarritutako profesionalentzat, kontaktuko zereginen ikuspegi hau BlaBlaNote-ren ezaugarri erabilgarrienetako bat da. Zereginen kudeaketa egitekoen zerrenda orokor batetik harremanak kudeatzeko tresna bihurtzen du. Ez dituzu soilik egin beharrekoak jarraitzen. Lan egiten duzun pertsona bakoitzarentzat egin beharrekoak jarraitzen dituzu.

Erritmoari eutsiz

Bileren, deien eta bat-bateko elkarrizketen artean, zereginak azkar pilatzen dira. Sistema bat gabe, joera naturala une horretan premiazkoena sentitzen denari arreta jartzea eta gainerakoa pilatzen uztea da. Garrantzitsuak baina premiazkoak ez diren jarraipenak atzeratu egiten dira, behin eta berriro, harremanen kaltea egin arte.

BlaBlaNote-k ikusgai eta antolatuta mantentzen ditu, ezer ez dadin ahaztu. Eta asteko planifikazio-mezu elektronikoarekin uztartzen baduzu, astelehenero hasiko zara dagoeneko jakinez zer behar duen zure arretak, nor dagoen zuregandik zerbaiten zain, eta zein epe hurbiltzen ari diren.

Konposatzen den lan-fluxua

BlaBlaNote-ren zeregin-sistematik etekin handiena ateratzen duten profesionalak elkarrizketek lan-fluxua bultzatzen uzten dutenak dira. Ez dira egunaren amaieran esertzen zer agindu zuten gogoratzen saiatzeko. Ez dute eskuzko sarrera eskatzen duen beste egiteko-sistema bat mantentzen. Hitz egiten dute, AI-k entzuten du, zereginak sortzen dira, eta sistemak arduradun bihurtzen ditu.

Denborarekin, honek feedback-begizta bat sortzen du. Konpromiso guztiak harrapatu eta jarraitzen direla dakizunean, konpromiso hobeak hartzen dituzu. Nahitakoagoa zara adosten duzunari buruz, badakizulako sistemak horretara behartuko zaituela. Eta etengabe jarraitzen duzunean, lan egiten duzun jendeak nabaritzen du. Fidagarritasunak gora egiten du. Konfiantza sakontzen da. Harremanak sendotzen dira.

Hori da elkarrizketak ekintza bihurtzearen benetako helburua. Ez soilik zereginak markatu, baizik eta beti jarraitzen duen pertsona baten ospea eraikitzea.

Zereginen erauzketa automatikoarekin hastea

BlaBlaNote-n berria bazara, hona hemen funtzio hau esperimentatzeko modurik errazena: grabatu zure hurrengo bilera eta jarri arreta ateratzen diren zereginei. Jende gehiena harrituta geratzen da AI-k zenbat konpromiso harrapatzen dituen ikustean, kontzienteki zeregin gisa erregistratu ez zituenak barne. Hortik aurrera, arakatu hiru ikuspegiak, aurkitu zure pentsatzeko moduarekin bat datorrena, eta utzi sistemari zure alde lan egiten.

Zenbat eta denbora gutxiago eman zereginak kudeatzen, orduan eta denbora gehiago izango duzu benetan garrantzitsua den lanerako.