Prestatu Bilera Guztietarako

Bilera bat duzu 10 minuturen buruan. Ezagutzen duzu pertsonaren izena, gogoratzen duzu lehenago elkartu zinetela, baina ezin dituzu xehetasunak gogoratu. Zer eztabaidatu zenuten azken aldian? Agindu zenion zerbait jarraipen gisa? Mezu elektronikoen artean ibili, oharren aplikazioa begiratu, agian mezu zaharrak arakatu. Deia hasten denerako, erdi prestatuta zaude, onenean.

Edozein testuinguru profesionaletan, hau deserosoa izateaz gain, galdutako aukera bat da norbaiti axola zaizula erakusteko. Azken elkarrizketa gogoratzen ez duen profesional batek sinesgarritasuna galtzen du. Lagun baten kezka ahazten duen norbaitek konfiantza galtzen du. Testuingururik gabe agertzen den aholkulari batek saioaren lehen 15 minutuak alferrik galtzen ditu berriro kokatu nahian.

Guztiok jasan dugu hau ere. Norbaitekin elkartu eta konturatzen zara ez duela gogoratzen zuen aurreko elkarrizketa. Galdera berdinak egiten dizkizu, zuk jada emandako testuingurua ahazten du, eta galdetzen diozu zeure buruari ea harremanak batere axola dion. Lehen inpresioak behin gertatzen dira, baina gogoratzeak edo ahazteak sortzen duen inpresioa beti gertatzen da.

BlaBlaNote-n egutegiaren integrazioa eraiki genuen hori konpontzeko.

Zure egutegia, konektatuta

Konektatu zure Google Calendar edo Microsoft Outlook, eta bilera, dei eta gertaera guztiak BlaBlaNote-ren zure panelean agertuko dira. Baina benetako balioa ez dago sinkronizazioan bertan. BlaBlaNote-k informazio horrekin egiten duen horretan dago.

Datorren bilera bakoitzeko, BlaBlaNote-k bilera aurreko laburpen bat osatzen du. Laburpen honek barne hartzen du:

• Norekin elkartuko zaren, haien profila, rola eta haiei buruz jaso dituzun oharrak barne.
• Zuen arteko historia: iraganeko elkarrizketak, oharrak, zeregin irekiak eta egindako konpromisoak, zurea edo haiena.
• Iradokitako hizpideak non utzi zenuten oinarrituta. Ekintza-elementu irekiak, ebatzi gabeko gaiak edo kontaktu honekin lotutako azken garapenak badaude, automatikoki agertuko dira.

Hori guztia automatikoki gertatzen da. Ez duzu ezer bilatu beharrik edo denbora prestaketan eman.

Nola funtzionatzen duen bilera aurreko laburpenak praktikan

Ikus dezagun egoera tipiko bat. Deia duzu bezero batekin arratsaldeko 2etan. Sei aste daramatzazue hitz egin gabe. BlaBlaNote baino lehen, zer eztabaidatu zenuten gogoratzen saiatuko zinateke, agian zure posta elektronikoa azken haria bilatzeko, eta espero horrek nahikoa oroitzapen eragingo dizula bilera prestatu gabe agertu gabe gainditzeko.

BlaBlaNote-rekin, bilera aurreko laburpena begiratzen duzu deia baino bost minutu lehenago. Ikusten duzu:

• Azken elkarrizketa (duela 6 aste): Beraien Q2 marketin aurrekontua eztabaidatu zenuten, kezkatuta zeuden azken kanpaina baten ROI-arekin, eta eskaera egin zizuten benchmarking datuak bidaltzeko.
• Zeregin irekiak: Agindu zenuen benchmarking datu horiek bidaliko zenituela (burututzat markatuta dago, duela hiru aste bidali zenuen). Haiek konpromisoa hartu zuten estrategia dokumentu eguneratua partekatzeko (oraindik zain).
• Kontaktuaren oharrak: Duela gutxi laneko urteurrena ospatu zuten. Beraien urtebetetzea datorren hilabetean da. Apirilean kongresu batean hitz egingo dutela aipatu zuten.

Deia honela hasten duzu: “Kaixo Maria, pozten naiz berriro konektatzeaz. Bidali nizkizun benchmarking datuak aztertzeko aukera izan al duzu? Eta zorionak laneko urteurrenagatik, bost urte mugarri bat da!” Mariak baloratuta sentitzen du. Elkarrizketak eten zen tokian jarraitzen du zehazki. Denborarik galdu gabe, hutsune deserosorik gabe.

Egunean sei edo zazpi bilera dituen norbaitentzat, honek erabat aldatzen du jokoa. Bilera bakoitza aurrekoa amaitu zen tokitik hasten da, ez hutsetik.

Zergatik den hau uste baino garrantzitsuagoa

Bilera batera hoztuta sartzearen eta testuinguruarekin sartzearen arteko aldea izugarria da. Norbaitek duela hiru hilabete esandakoa gogoratzen duzunean, abisatu gabe konpromiso bati jarraipena ematen diozunean, azken elkarrizketako xehetasun bat aipatzen duzunean, jendeak ohartzen da. Konfiantza sortzen du prestaketa antzerki kopuru batek ezin izango lukeen modu batean.

Gogoratua izatearen psikologia

Bada arrazoi bat zergatik saltzaile onenek, lider eraginkorrenenek eta konektatuenak daudenek ezaugarri bera duten: xehetasunak gogoratzen dituzte. Ez supermemoria dutelako, baizik eta sistemak dituztelako. Eskuz idatzitako ohar-txartela, CRM sarrera bat, bilera aurreko erritual bat. Tresnak ez du emaitzak bezainbeste axola: mahaian dagoen pertsonak garrantzitsua dela sentitzen du.

BlaBlaNote-k hau automatizatzen du. Ez duzu argazki-memoria edo orduak prestaketan eman beharrik. Bost minutu eta bilera aurreko laburpenari begiratu bat behar dituzu. Sistemak gogoratzea egiten du, zuk konektatzea egin dezazun.

Rolen arteko eragina

Kontu-kudeatzaileentzat, prestatutako bilerak bezeroen harremanak sakontzen dituzte eta leialtasun iraunkorra sortzen dute. Gogoratua eta baloratua sentitzen diren bezeroek gutxiago uzten dute eta gehiago hedatzen dira.

Zuzendarientzat, bazkideekin, inbertitzaileekin eta zuzendaritza batzordeko kideekin biltzen direnean, prestatuta agertzeak errespetua eta profesionaltasuna adierazten ditu. Aurreko elkarrizketetako xehetasun espezifikoak aipatzen dituen zuzendari batek sinesgarritasun maila desberdina du.

Entrenatzaileentzat, saioaren prestaketa saio on baten eta eraldatzaile baten arteko aldea da. Zure bezeroak azken aldian zertan konprometitu zen, zer eredu agertzen ari diren eta non trabatuta egon den badakizunean, elkarrizketa asmoarekin gidatu dezakezu lehen minututik beretik.

Salmenta profesionalentzat, testuingurua da pitch generiko baten eta elkarrizketa pertsonalizatu baten arteko aldea. Prospektu batek hiru saltzaile ebaluatzen ari zela eta haien aurrekontu zikloa hirugarren hiruhilekoan amaitzen zela aipatu zuela gogoratzen duzunean, zure planteamendua horren arabera egokitzen duzu.

Saretzaileentzat, gogoratzen duen pertsona izateak jendeak berriro konektatu nahi duen pertsona bihurtzen zaitu. Kongresu edo ekitaldi batean, duela hilabete batzuk izandako elkarrizketa baten xehetasun bat aipatzeak bereizten zaitu bisita-txartelak banatu eta ahazten dituen beste guztietatik.

Harremanak sendotzen dituzten data garrantzitsuak

BlaBlaNote-k zure kontaktuen data garrantzitsuak ere jarraitzen ditu: urtebetetzeak, laneko urteurrenak, mugarriak. Hauek zure egutegi ikuspegian eta zure asteroko plangintza mezu elektronikoan agertuko dira.

Norbaitek laneko urteurrenean bidalitako bi lerroko zorion-mezu batek ez dizu ezer kostatzen eta harreman bat neurtzeko zailak diren moduan sendotzen du. Edozein harreman profesionaletan, ukitu txiki hauek denborarekin pilatzen dira. Zure urtebetetzea gogoratzen duen pertsona ez da antolatua bakarrik. Aukera bat sortzen denean, erreferentzia bat behar duzunean, edo konfiantzazko bazkide baten bila zabiltzanean pentsatzen duzun pertsona da.

Automatiko bihurtzea

Datak gogoratzearen erronka ez da inoiz borondatea izan. Haiek jarraitzearen zama da. Benetan zoriondu nahi izango zenituzke kontaktu guztiak haien urtebetetzean, baina 200 kontaktu baino gehiagorekin, zerrenda hori eskuz mantentzea ez da praktikoa. BlaBlaNote-k zuretzat kudeatzen du. Inportatu datak zure kontaktuetatik, LinkedIn-etik edo gehitu eskuz elkarrizketetan agertzen direnean. Sistemak momentu egokian erakusten ditu, keinuak naturala dirudien behartua izan beharrean.

Dena leku bakarrean

BlaBlaNote baino lehen, bilerak prestatzeak zure egutegiaren, posta elektronikoaren eta hilabete horretan erabiltzen zenuen edozein ohar-aplikazioren artean saltoka ibiltzea esan nahi zuen. Hiru fitxa, hiru bilaketa, hiru aukera zerbait garrantzitsua galtzeko. Orain ikuspegi bakarra da. Bilera, jendea, historia, zereginak.

Asteroko plangintza mezu elektronikoa

Eta astelehenero, asteroko plangintza mezu elektroniko bat iristen zaizu sarrera-ontzira, datozen asteko bilera eta jarraipen garrantzitsuenekin. Mezu honek erakusten du:

• Datozen bilerak bilera aurreko testuinguruarekin
• Zeregin irekiak eta hurbiltzen diren epeak
• Arreta behar dezaketen kontaktuak
• Asteko data garrantzitsuak

Astea hasten duzu argi eta garbi nor ezagutuko duzun, zer prestatu behar duzun eta zer konpromiso dauden jakinez. Ez dago astelehen goizeko presarik. Ez dago “norekin bilduko naiz gaur eta zertaz zen?”

Taldeentzat

Taldeentzat, honek esan nahi du inor ez dela bezeroen bilera batera prestatuta gabe sartzen. Laburpena hor dago, bilera atzo edo duela hiru aste programatu zen. Testuingurua ez dago inoren memoriaren menpe. Lan-fluxuan txertatuta dago.

Taldeko kide bat gaixorik dagoenean eta beste norbaitek bere bilera hartzen duenean, bilera aurreko laburpenak beharrezko testuinguru guztia ematen du. Bezeroak ez du etenik sentitzen. Bilera hartzen duen taldeko kideak ez ditu lehen 15 minutuak orientatzen galdu. Elkarrizketak jatorrizko pertsona egongo balitz bezala jarraitzen du.

Prestaketa zure errutinan txertatzea

BlaBlaNote-ren bilera prestatzeko funtzioak erabiltzeko modurik eraginkorrena ohitura bihurtzea da. Bilera bakoitza baino bost minutu lehenago, laburpena begiratu. Hori da dena. Ez duzu ikerketa zabalik egin behar edo orrialdeetako oharrak irakurri. Adimen artifizialak informazio garrantzitsuena laburpen azkar batean destilatu du jada.

Denborarekin, hau pilatu egiten da. Ahots-oharren bidez harrapatzen duzun elkarrizketa bakoitzak etorkizuneko bileretarako eskuragarri dagoen testuinguruari gehitzen dio. Zeregin-sistemaren bidez jarraitzen duzun zeregin bakoitza dagokion bilera aurreko laburpenean agertzen da. Grabatu duzun data garrantzitsu bakoitza une egokian agertzen da. Zenbat eta gehiago erabili sistema, orduan eta baliotsuagoa bihurtzen da.

Harreman sendoenak eraikitzen dituzten profesionalak ez dira memoria onena dutenak. Sistema onenak dituztenak dira. Prestatuta agertzen dira, garrantzitsua dena gogoratzen dute, eta konpromiso guztiak betetzen dituzte. BlaBlaNote sistema hori da.