Zure Elkarrizketak, Antolatuta

Bilera bakoitzaren ondoren, une hori dator. Koadernoa itxi, eta pentsatzen duzu: “Agian idatzi beharko nuke adostu duguna.” Batzuetan egiten duzu. Gehienetan, horretara iristerako, xehetasunen erdiak lausoak dira jada.

Elkarrizketek erabakiak gidatzen dituzten negozio batean, esandakoaren eta dokumentatzen denaren arteko alde hori da harremanak ahultzen diren, jarraipenak galdu egiten diren eta taldeek lerrokatzea galtzen duten tokia. BlaBlaNote-ren AI inteligentzia hori eraiki genuen hutsune hori erabat ixteko.

AI-ak egiten ditu oharrak

Elkarrizketa bat grabatu edo igotzen duzun bakoitzean, BlaBlaNote-k aztertu eta hiru gauza sortzen ditu: eztabaidatu denaren funtsa jasotzen duen laburpen bat, zehaztasunak eskaneatu eta gogoratzen laguntzen dizuten esaldi gakoen zerrenda bat, eta elkarrizketatik sortu diren zeregin eta ekintza-elementuak.

Hau ez da txantiloi batetik lortzen duzun laburpen generiko hori. AI-ak benetako edukia irakurri eta egokitzen du. Produktu-aurkezpen bati buruzko bezero-dei batek barne-estrategia saio batek edo hiruhileko negozio-berrikuspen batek baino tratamendu oso desberdina jasotzen du. Coachentzat, txantiloi espezializatuak ere badaude, banakako saioetarako, talde-saioetarako, negozio-elkarrizketetarako eta proiektu-analisirako diseinatuak.

Hiru irteerak nola funtzionatzen duten elkarrekin

Laburpenek irudi orokorra ematen dizute esaldi gutxitan. Astebeteko elkarrizketak eskaneatzen ari zarenean edo lankide bati bezero batekin gertatutakoaren berri ematen ari zarenean, laburpena da zure abiapuntua. Gai nagusiak, hartutako erabakiak eta elkarrizketaren norabide orokorra jasotzen ditu. 30 segundotan irakur dezakezu eta zehazki jakin zeri buruz zen bilera.

Esaldi gakoak garrantzitsuak diren xehetasun zehatzak dira. Izenak, datak, zenbakiak, produktu-izenak, termino teknikoak, zehaztasunez gogoratu behar dituzun gauzak. Bezero batek “lehen sorta martxoaren 22rako bidali behar dugu” aipatzen duenean, data hori esaldi gakoetan agertzen da. Norbaitek izen bat aipatzen duenean, “hitz egin Mariari erosketetan,” jasota geratzen da. Esaldi gakoak dira transkripzio osoa berriro irakurri gabe xehetasun zehatz bat behar duzunean eskaneatzen dituzunak.

Zereginak eta ekintza-elementuak elkarrizketatik sortu diren konpromisoak dira. “Bidali proposamena ostiralerako,” “Programatu jarraipen bat datorren asterako,” “Berrikusi kontratua zuzendaritza-bileraren aurretik.” Hauek automatikoki ateratzen dira eta zure zereginen zerrendara pasatzen dira, non Zerrenda, Taula edo Egutegi ikuspegian kudeatu ditzakezun. Ez gehiago zure oharrak berriro aztertu nori zer agindu zenion galdetzen.

Testuingurura egokitzea

Eragin praktikoa berehalakoa da. Profesional batek dei bat amaitu eta puntu gakoak, hurrengo urratsak eta lehentasunak dokumentatuta daude jada. Proiektu-kudeatzaile batek interesdunen bilera batetik ateratzen da ekintza-elementuak esleituta dituela jada. Inork ez du galdetu beharrik “barkatu, nork egin behar zuen hori?” zeren eta hor dago erregistroan.

Ikusi nola eragiten duen honek rol desberdinetan:

• Salmenta profesionalek aurkikuntza-dei bat amaitu eta prospektuaren arazo-puntuak, epeak, aurrekontu-adierazleak eta eskatutako hurrengo urratsak automatikoki jasotzen dira. Ez gehiago prospektuak esandakoa memoriatik bi ordu geroago berreraiki.
• Aholkulariek estrategia-saio bat amaitu eta eztabaidatutako gomendioak, bezeroaren iritzia eta adostutako emaitzak dokumentatzen dira. Saio-txostenak idazten igarotzen zen denbora orain benetako aholkularitza-lanera bideratzen da.
• Kontu-kudeatzaileek kontrol-dei bat amaitu eta bezeroaren kezkak, hurrengo berritzeak, hedapen-aukerak eta ekintza-elementuak antolatuta daude. 20 edo 30 konturen artean, honek astero aurreztutako ordu asko suposatzen ditu.
• Coachek saio bat amaitu eta bezeroaren ikuspegiak, aurrerapenak eta etxeko lanak coaching-erako espezifikoak diren esparruen arabera egituratzen dira. 30 minutu hartzen zituen saio-dokumentazioa segundotan egiten da.

Dena bilagarri, dena konektatuta

Pentsa astero zure erakundean zenbat elkarrizketa igarotzen diren. Bezero-bilerak, barne-sinkronizazioak, hornitzaile-deiak, coaching-saioak, erabaki garrantzitsu bihurtzen diren elkarrizketa azkarrak. Hori ezagutza instituzional masiboa da zure egunerokotasunean, eta sistema bat gabe, zati garrantzitsuak zarataren artean galtzen dira.

BlaBlaNote-k elkarrizketa bakoitza geroago aurki dezakezun erregistro egituratu bihurtzen du. Zereginak zure zereginen zerrendara pasatzen dira, non Zerrenda, Taula edo Egutegi ikuspegian kudeatu ditzakezun. Laburpenak inplikatutako kontaktuekin lotuta geratzen dira. Hemendik sei hilabetera, bezero batekin adostu zena, bazkide batek proposatu zuena edo zure taldeak prezio-aldaketa bati buruz erabaki zuena gogoratu behar duzunean, dagokien kontaktua ireki edo gako-hitz bat bilatu eta dena hor dago.

Elkarrizketa-historia bilagarri bat eraikitzea

Bilaketa-gaitasuna hasieran dirudiena baino indartsuagoa da. Ez zara izenburu edo etiketak bilatzen ari bakarrik. Transkripzio osoetan, laburpenetan, esaldi gakoetan eta zereginen deskribapenetan bilatzen ari zara. Horrek esan nahi du elkarrizketak aurki ditzakezula honen bidez:

• Pertsona baten izena: “Zer eztabaidatu nuen Elenarekin azken hiruhilekoan?”
• Gai bat: “prezioak” esaldiak prezioak aipatu ziren elkarrizketa guztiak itzultzen ditu, kontaktu guztietan.
• Xehetasun zehatz bat: “martxoaren 22ko epea” esaldiak data hori aipatu zen elkarrizketa zehatza aurkitzen du.
• Konpromiso bat: “proposamena” hitzak zuk edo beste norbaitek proposamen bat bidaltzea agindu zenuten aldi bakoitza erakusten du.

Dozenaka edo ehunka harreman kudeatzen dituzten profesionalentzat, honek BlaBlaNote oroimen instituzional moduko batean bihurtzen du. Pertsona baten buruan bizi ziren xehetasunak, edo okerrago, erabat desagertzen zirenak, orain erregistro iraunkor eta bilagarri baten parte dira.

Kontaktu-konexioa

BlaBlaNote-ko ohar bakoitza kontaktu bat edo gehiagorekin lotu daiteke. Denborarekin, honek profil aberats bat sortzen du elkarreragiten duzun pertsona bakoitzarentzat. Kontaktu bat ireki eta ikusiko duzu haiekin izan dituzun elkarrizketa guztiak, haiek inplikatzen dituen zeregin bakoitza, aipatu dituzten xehetasun gako guztiak. Horrek egiten du BlaBlaNote CRM pertsonal bat eta ez oharrak hartzeko aplikazio bat soilik.

Hiru hilabetez hitz egin ez duzun norbaitekin bilera baterako prestatzen ari zarenean, ez duzu memoriaren menpe egon beharrik. Bere profila ireki, laburpenak eskaneatu, zeregin irekiak berrikusi eta bilera osoko testuinguruarekin sartuko zara. Horrelako prestaketak konfiantza sortzen du eta harremanak sakontzen ditu, azken orduko presak ezin duen moduan.

Taldeentzat, hau eraldatzailea da

Ezagutza pertsona baten buruan edo oharrak hartzeko aplikazio pertsonaletan sakabanatuta egon beharrean, elkarrizketa bakoitza zure erakundearen memoria partekatuaren parte bihurtzen da. Norbaitek kontu bat hartzen duenean, proiektu batean sartzen denean edo bilera baterako testuingurua behar duenean, historia eskuragarri eta osoa da.

Transferentzia-arazoa, konponduta

Erakunde bateko arrisku handienetako bat testuinguruaren galera da jendeak rolak aldatzen dituenean, bajan geratzen denean edo talde berri batera pasatzen denean. Pentsa zer gertatzen den kontu-kudeatzaile bat joaten denean eta norbait berriak 25 bezero-harreman hartzen dituenean. Dokumentatutako elkarrizketa-historia gabe, pertsona berriak asteak edo hilabeteak igarotzen ditu testuingurua berreraikitzen, bezeroei errepikatzeko eskatzen, eta aurreko kudeatzaileak ulertzen zituen ñabardurak galtzen.

BlaBlaNote-rekin, trantsizioa arina da. Elkarrizketa bakoitza dokumentatuta dago, konpromiso bakoitza jarraitzen da, lehentasun bakoitza erregistratzen da. Pertsona berriak elkarrizketa-historia irakurtzen du eta ezjakintasunetik baino ezagutzatik abiatzen da. Bezeroek ez dute berriro errepikatu beharrik. Ezer ez da ahazten trantsizioan.

Dokumentazio koherentea talde osoan

Talde bat kudeatzen ari zarenean, betearazteko gauzarik zailenetako bat oharrak hartzeko koherentzia da. Batzuek bilera bakoitzaren ondoren ohar zehatzak idazten dituzte. Beste batzuek ez dute ezer idazten. Gehienak tartean geratzen dira, kalitatea egun horretan zenbat lanpetuta daudenaren arabera.

BlaBlaNote-k inkoherentzia hori kentzen du. AI-ak dokumentazioa automatikoki sortzen duelako ahots-grabazioetatik, kalitatea koherentea da bilera nork grabatu zuen edo zenbat lanpetuta zeuden kontuan hartu gabe. Elkarrizketa bakoitzak tratamendu bera jasotzen du: laburpen bat, esaldi gakoak eta ekintza-elementuak. Kudeatzaileentzat, horrek esan nahi du talde osoan gertatzen denaren ikusgarritasuna, prozesua mikrokudeatu gabe.

Antolatzen denbora gutxiago, egiten denbora gehiago

Lehen, 20 edo 30 minutu pasatzen genituen bilera garrantzitsu bakoitzaren ondoren gauzak idazten. Oharrak dokumentuetan kopiatzen, zereginak aplikazio desberdinetan sortzen, jarraipen-mezu elektronikoak bidaltzen. Beharrezko lana zen, baina ez zen benetan egin nahi genuen lana. Hamar laguneko talde batean, astero produktibitate-orduak galtzen dira administrazio-gastuan.

Bilera-dokumentazioaren matematika

Jar diezaiogun zenbaki bat. Demagun egunean bost elkarrizketa esanguratsu dituzula, eta bakoitzak 10 minutu hartzen dituela ondo dokumentatzeko. Horrek 50 minutu suposatzen ditu egunero, lau ordu baino gehiago astean, urtean 200 ordu baino gehiago, dokumentazioan. Bost laguneko talde batean, urtean 1.000 ordu baino gehiago dira.

Orain imajinatu denbora hori zerora murrizten dela. Ez dokumentazioa gelditzen delako, baizik eta automatikoki gertatzen delako. 1.000 ordu horiek bezero-lanera, pentsamendu estrategikora, negozio-garapenera edo, besterik gabe, bulegotik ordu egoki batean irtetera itzultzen dira.

Eskuzkotik automatikora

Orain elkarrizketek beren dokumentazioa sortzen dute. Dei bat amaitu, eta laburpena, ekintza-elementuak, puntu gakoak antolatuta eta zain daude jada. Aldaketa horrek, eskuzko oharrak hartzetik adimen automatikora, gure lan egiteko modua aldatu zuen. Gauza bera egin duela ikusi dugu harremanen gainean egon nahi duten taldeentzat, administrazioaren ordez ikuspegia fakturatzen duten aholkularientzat, eta bilera bakoitza mikrokudeatu gabe zer gertatzen den jakin behar duten kudeatzaileentzat.

Lan-fluxua esfortzurik gabe bihurtzen da: grabatu elkarrizketa (edo birbidali WhatsApp ahots-mezu bat, edo telefonoz deitu), eta AI-ak gainontzekoa egiten du. Oharrak zure kontaktu-profiletara pasatzen dira, zereginak zure zereginen zerrendara, eta laburpenak zure asteroko planifikazio-mezu elektronikora. Dena konektatuta, dena bilagarri, ezer galdu gabe.

Hasteko

BlaBlaNote-n berria bazara, AI-ak antolatutako elkarrizketen indarra esperimentatzeko modurik azkarrena erraza da: grabatu zure hurrengo bilera. Hasi sakatuz hasieran, gelditu amaieran, eta ikusi AI-ak zer sortzen duen. Jende gehiena harrituta geratzen da AI-ak elkarrizketa informal edo egituragabea zela uste zuten batetik zenbat egitura ateratzen duen ikustean.

Handik aurrera, balioa handitzen da. Hartzen duzun elkarrizketa bakoitzak ezagutza-basera gehitzen du. Kontaktu bakoitzak profil aberatsago bat eraikitzen du. Erabilera-aste bakoitzak hurrengo asteko bilera prestatzea eraginkorragoa egiten du. BlaBlaNote-tik gehien ateratzen duten profesionalak ohitura bihurtzen dutenak dira, elkarrizketa bat aldi berean.