Os contactos aos que nunca máis vas volver chamar

Abre a túa lista de contactos e desprázate. Nalgún lugar hai un nome que non recoñeces. Unha persoa que coñeciches nunha conferencia en 2023, coa que intercambiaches unha mensaxe e coa que nunca máis falaches. Probablemente hai cincuenta deses.

Non están a facer dano a ninguén, exactamente. Pero son a razón pola que a túa lista de contactos deixou de sentirse como a túa rede e empezou a parecer unha base de datos herdada.

Este mes lanzamos dúas cousas que abordan extremos opostos do mesmo problema. Unha limpa discretamente o pasado. A outra evita que a pila siga medrando dende o principio.

A lista limpa por si mesma, e cóntache o que fixo

Cada semana, BlaBlaNote agora busca os contactos cos que claramente deixaches de interactuar, arquívaos e infórmache exactamente de cales son no teu correo electrónico de planificación semanal.

A palabra “arquiva” ten moito significado aí, así que imos ser precisos sobre o que cualifica. Un contacto debe cumprir todos estes requisitos antes de ser tocado:

• Seis meses de silencio. Cento oitenta días sen interacción ningunha. Se nunca rexistraches unha interacción con eles, entón cento oitenta días dende que os engadiches.
• Sen cadencia activa. Se lle dixches a BlaBlaNote que queres manter o contacto con esta persoa cada trimestre, esa é unha decisión que xa tomaches. É respectada. O contacto nunca é un candidato.
• Unha puntuación de relación baixa. Esta é a importante. Un contacto durminte que aínda puntúa ben non é un candidato para arquivar, é un candidato para reconectar. Eses dous camiños nunca se solapan: o recordatorio de reconexión actívase aos sesenta días, o arquivo agarda cento oitenta.

A avaliación é deliberadamente conservadora. Só propón contactos que é moi improbable que botes de menos.

Dez por semana, non cincocentos á vez

Hai un límite: dez contactos por usuario por execución semanal. Se volves a BlaBlaNote despois dun longo período de ausencia e tes catrocentos nomes durmintes, non todos desaparecen dun luns pola mañá. A acumulación báixase de dez en dez ao longo das semanas seguintes.

Iso non é un límite técnico. É para que poidas ler realmente a lista. Dez nomes nun correo electrónico é algo que escaneas. Catrocentos é algo que eliminas.

Cada arquivo é informado, e cada un é reversible

O arquivo execútase dende o resumo semanal especificamente para que chegue no mesmo correo electrónico que che informa. O asunto é sinxelo: arquivamos estes contactos inactivos, restaura os que queiras conservar.

Os contactos arquivados están ocultos da túa lista de contactos, non eliminados. Nada se perde. Cada nota, cada interacción, cada tarefa adxunta a eles permanece exactamente onde estaba. Abre o contacto e hai un único botón para traelos de volta, e no momento en que o fagas, volverán ser un contacto normal coa súa historia completa intacta.

Se non estás de acordo co que arquivamos, a solución é un só toque e gustaríanos moito escoitar a túa opinión. Unha regra conservadora que aínda é incorrecta para a túa rede é unha regra que merece ser cambiada.

O recordatorio que impide que se forme a pila

Arquivar é limpar. A segunda funcionalidade é a prevención.

Acabas de gravar unha conversa. As notas están escritas, as tarefas extraídas, e normalmente aí é onde remata. O contacto volve á lista, indeciso, e úneses á lenta deriva cara á marca dos seis meses.

Agora, na parte inferior da interacción, hai unha tarxeta que fai a única pregunta á que estabas a piques de non responder: que pasa con esta persoa despois?

O que pregunta depende enteiramente de onde esteas con eles:

• Acabas de coñecelos. Unha interacción rexistrada, sen cadencia. A tarxeta ofrece tres saídas: establecer unha cadencia, lembrarme máis tarde ou arquivar. Isto é triaxe, e leva un segundo.
• Falaches con eles máis dunha vez e aínda non decidiches. A tarxeta empeza cunha recomendación en lugar dun menú. Se a relación puntúa como relevante, a acción recomendada é establecer unha cadencia, con arquivar como alternativa. Se non, estas dúas intercámbianse. De calquera xeito, hai unha terceira opción, Descartar, que significa “deixalos activos, sen cadencia, deixa de preguntar.” Esa é importante: sen ela, a tarxeta forzaría unha falsa dicotomía entre comprometerse cunha axenda e arquivar a alguén.
• Xa tes unha cadencia e encaixa. Sen tarxeta. Nada. Non insistimos nun sistema que funciona.
• Xa tes unha cadencia e claramente non encaixa. Este é o único caso no que unha cadencia activa merece unha interrupción, e actívase nos dous extremos da matriz: un contacto que marcaches como clave e que ves como máximo dúas veces ao ano, ou un contacto de baixa importancia ao que estás programado para seguir cada semana. A tarxeta leva a razón pola que apareceu, non só a suxestión.

Cambia a frecuencia sen saír da páxina

Cando a tarxeta suxire axustar unha cadencia, o selector de frecuencia está alí mesmo, en liña. Non te redirixe á páxina do contacto, a un panel de configuración, e de volta. Elixes semanal, mensual, trimestral, o que mellor se adapte, e xa está, aínda na interacción que estabas lendo.

É algo pequeno. Tamén é a diferenza entre unha suxestión na que a xente actúa e unha suxestión que a xente pecha.

Por que ambos, e por que agora

Estas dúas funcionalidades son a mesma idea apuntada en dúas direccións.

Un CRM persoal falla dunha forma específica e aburrida: non cun erro, senón con entropía. Cada contacto que engades sen decidir o que significa para ti fai que a lista sexa lixeiramente menos útil, e a decadencia é invisible ata o día en que abres a aplicación, ves dous mil nomes e non atopas os doce que importan.

O recordatorio fai que a decisión sexa sinxela no momento en que tes máis contexto, que é xusto despois de falar con eles. O arquivo semanal encárgase de todo o que había antes de que empezásemos a preguntar.

Entre eles, a túa lista de contactos debería converxer lentamente en algo real: as persoas coas que realmente tes unha relación, ademais daquelas ás que decidiches explicitamente vixiar. Todos os demais están a un toque, arquivados, non desaparecidos.

O que isto non fai

Vale a pena dicilo claramente:

• Nunca se borra nada. Arquivar oculta un contacto da lista. Esa é toda a acción.
• O arquivo semanal non pregunta primeiro. Actúa e despois informa. Debatimos moito sobre isto e decidimos actuar porque un correo electrónico semanal pedíndoche que aprobes dez arquivos é unha tarefa semanal, e as tarefas ignóranse ata que unha regra da caixa de entrada as envía a un cartafol. Informar despois do feito, cunha restauración dun só toque, é a versión que realmente mantén a lista limpa.
• O recordatorio é determinista, non IA. É un conxunto de regras avaliadas por orde de prioridade, a primeira coincidencia gaña. Non hai ningún modelo que decida se a túa relación con alguén merece a pena manterse. Iso parecía exactamente o lugar equivocado para ser intelixente.

Proba na túa propia lista

Se es usuario de BlaBlaNote, non necesitas facer nada para o arquivo. Xa está en funcionamento, e o próximo correo electrónico de planificación semanal dirache o que atopou. O recordatorio aparecerá a próxima vez que finalices unha interacción.

Se a túa lista estivo podrecendo silenciosamente durante un ano, os próximos luns van sentirse ben.

E se aínda non estás usando BlaBlaNote, esta é unha boa ilustración da filosofía: comeza a túa proba gratuíta, e deixa que a aplicación faga a parte aburrida da xestión de relacións para que poidas facer a parte que realmente implica persoas.