Els contactes que no tornaràs a trucar mai més

Obre la teva llista de contactes i desplaça’t. En algun lloc hi ha un nom que no saps situar. Una persona que vas conèixer en una conferència el 2023, amb qui vas intercanviar un missatge i amb qui no vas tornar a parlar mai més. Probablement n’hi ha una cinquantena.

No estan fent mal a ningú, exactament. Però són el motiu pel qual la teva llista de contactes va deixar de semblar la teva xarxa i va començar a sentir-se com una base de dades heretada.

Aquest mes hem llançat dues coses que treballen en extrems oposats del mateix problema. Una neteja el passat en silenci. L’altra impedeix que la pila creixi des del principi.

La llista es neteja sola i et diu què ha fet

Cada setmana, BlaBlaNote ara busca els contactes amb els quals has deixat de relacionar-te molt clarament, els arxiva i t’indica exactament quins són al teu correu electrònic de planificació setmanal.

La paraula “arxiva” té molta feina aquí, així que siguem precisos sobre què es qualifica. Un contacte ha de complir tot això abans de ser tocat:

• Sis mesos de silenci. Cent vuitanta dies sense cap interacció. Si mai no has registrat una sola interacció amb ells, aleshores cent vuitanta dies des que els vas afegir.
• Cap cadència activa. Si has dit a BlaBlaNote que vols mantenir-te en contacte amb aquesta persona cada trimestre, és una decisió que ja vas prendre. Es respecta. El contacte mai és un candidat.
• Una puntuació de relació baixa. Aquest és l’important. Un contacte inactiu que encara puntua bé no és un candidat per a l’arxivament, és un candidat per a tornar a connectar. Aquests dos camins mai se superposen: l’empenta de reconnexió es dispara als seixanta dies, l’arxivament espera cent vuitanta.

L’avaluació és deliberadament conservadora. Només proposa contactes que és molt poc probable que trobis a faltar.

Deu a la setmana, no cinc-cents de cop

Hi ha un límit: deu contactes per usuari per execució setmanal. Si tornes a BlaBlaNote després d’un llarg temps d’absència i tens quatre-cents noms inactius, no desapareixen tots en un sol dilluns al matí. La llista d’espera es buida de deu en deu al llarg de les setmanes següents.

Això no és un límit tècnic. És perquè puguis llegir la llista. Deu noms en un correu electrònic és una cosa que es pot escanejar. Quatre-cents és una cosa que s’elimina.

Cada arxivament és informat, i cada un és reversible

L’arxivament s’executa des del resum setmanal específicament perquè aterri al mateix correu electrònic que t’ho explica. L’assumpte és clar: hem arxivat aquests contactes silenciosos, restaura qualsevol que vulguis mantenir.

Els contactes arxivats s’amaguen de la teva llista de contactes, no s’eliminen. No es perd res. Cada nota, cada interacció, cada tasca adjunta roman exactament on era. Obre el contacte i hi ha un sol botó per recuperar-los, i en el moment que ho fas, tornen a ser un contacte normal amb tot el seu historial intacte.

Si no estàs d’acord amb el que hem arxivat, la solució es fa amb un sol toc i ens agradaria molt saber-ho. Una regla conservadora que encara és incorrecta per a la teva xarxa és una regla que val la pena canviar.

L’empenta que impedeix que la pila es formi

Arxivar és netejar. La segona característica és la prevenció.

Acabes de gravar una conversa. Les notes estan escrites, les tasques s’han extret i normalment aquí s’acaba. El contacte torna a la llista, indecís, i s’uneix a la lenta deriva cap a la marca dels sis mesos.

Ara, a la part inferior de la interacció, hi ha una targeta que fa la pregunta que estaves a punt de no respondre: què passa amb aquesta persona després?

El que pregunta depèn totalment d’on estiguis amb ells:

Acabes de conèixer-los. Una interacció registrada, sense cadència. La targeta ofereix tres sortides: establir una cadència, recordar-m’ho més tard o arxivar. Això és triatge, i triga un segon.

Has parlat amb ells més d’una vegada i encara no has decidit. La targeta comença amb una recomanació en lloc d’un menú. Si la relació puntua com a rellevant, l’acció recomanada és establir una cadència, amb l’arxivament com a alternativa. Si no, aquests dos s’intercanvien. De qualsevol manera, hi ha una tercera opció, Ignorar, que significa “deixa’ls actius, sense cadència, deixa de preguntar.” Aquesta és important: sense ella, la targeta forçaria una falsa dicotomia entre comprometre’s amb un horari i arxivar algú.

Ja tens una cadència i s’ajusta. Sense targeta. Res. No insistim en un sistema que funciona.

Ja tens una cadència i clarament no s’ajusta. Aquest és l’únic cas en què una cadència activa es guanya una interrupció, i es dispara als dos extrems de la matriu: un contacte que has marcat com a clau i que veus com a màxim dues vegades a l’any, o un contacte de baixa importància al qual has de seguir la pista cada setmana. La targeta indica el motiu pel qual va aparèixer, no només el suggeriment.

Canvia la freqüència sense sortir de la pàgina

Quan la targeta suggereix ajustar una cadència, el selector de freqüència és allà mateix, en línia. No se’t reenvia a la pàgina de contacte, a un panell de configuració i de tornada. Trieu setmanal, mensual, trimestral, el que s’ajusti, i ja està, encara a la interacció que estaves llegint.

És una cosa petita. També és la diferència entre un suggeriment que la gent actua i un suggeriment que la gent tanca.

Per què totes dues, i per què ara

Aquestes dues característiques són la mateixa idea apuntada en dues direccions.

Un CRM personal falla d’una manera específica i avorrida: no amb un error, sinó amb l’entropia. Cada contacte que afegeixes sense decidir què significa per a tu fa que la llista sigui lleugerament menys útil, i el deteriorament és invisible fins el dia que obres l’aplicació, veus dos mil noms i no pots trobar els dotze que importen.

L’empenta fa que la decisió sigui barata en el moment en què tens més context, que és just després de parlar amb ells. L’arxiu setmanal gestiona tot el que hi havia abans que comencéssim a preguntar.

Entre totes dues, la teva llista de contactes hauria de convergir lentament en una cosa certa: les persones amb qui realment tens una relació, a més de les que has decidit explícitament vigilar. Tothom altre està a un sol toc, arxivat, no desaparegut.

Què no fa això

Val la pena dir-ho clarament:

• Mai res s’elimina. Arxivar oculta un contacte de la llista. Aquesta és tota l’acció.
• L’arxiu setmanal no pregunta primer. Actua, i després informa. Vam anar d’anada i tornada amb això i vam optar per actuar perquè un correu electrònic setmanal que et demana que aprovis deu arxivaments és una tasca setmanal, i les tasques s’ignoren fins que la regla de la bústia d’entrada les envia a una carpeta. Informar després del fet, amb restauració amb un sol toc, és la versió que realment manté la llista neta.
• L’empenta és determinista, no IA. És un conjunt de regles avaluades per ordre de prioritat, la primera coincidència guanya. No hi ha cap model que decideixi si la teva relació amb algú val la pena mantenir. Això ens va semblar el lloc equivocat per ser intel·ligents.

Prova-ho amb la teva pròpia llista

Si ets usuari de BlaBlaNote, no cal que facis res per a l’arxivament. Ja està en marxa, i el proper correu electrònic de planificació setmanal t’informarà del que ha trobat. L’empenta apareixerà la propera vegada que acabis una interacció.

Si la teva llista ha estat podrint-se en silenci durant un any, els propers dilluns se sentiran bé.

I si encara no utilitzes BlaBlaNote, aquesta és una bona il·lustració de la filosofia: comença la teva prova gratuïta, i deixa que l’aplicació faci la part avorrida de la gestió de relacions perquè tu puguis fer la part que realment implica persones.